Completion Management System

As mostly understood by EPCI workers there are stages at the end of construction which is called mechanical completion, pre-commissioning, and commissioning. See Mechanical Completion; the Way to Pre-comm/Comm.  How is the paper work and progressing managed?. Mostly company has their own system software to manage that activity i.e. WinPCS, ICAPS, PIMS, and Zenator. I don’t want to discuss them from the IT perspective but from completion management perspective. How could the system provide support for the field activity, provide report, where we are, and what is the next target?

Ketika anda membangun rumah baru lengkap dengan perabotnya bagaimana cara acceptance anda terhadap rumah anda? Kalau pake tukang, liat-liat yang sudah selesai mana yang kurang dari dinding, cat, listrik, dam plumbing. Kalau tidak ada yang kurang maka dengan mulut atau verbal anda bilang rumah sudah complete. Ketika anda memakai kontraktor yang sedikit formal tentu anda atau kontraktor akan membuat selembar kertas menyatakan proyek pembangunan rumah anda telah selesai, kemudian kedua pihak membubuhkan tanda tangan. Adakah pemilik rumah yang meminta setiap kabel, setiap lampu, setiap pipa plumbing, setiap perabot, setiap pintu, dll harus dilengkapi satu surat acceptance masing-masing? wah keterlaluan tampaknya kalau begitu. Tetapi ternyata pada proyek sekala besar terutama EPCI oil and gas, adalah wajar setiap single item diperlukan dokumen acceptance ditandatangani kontraktor dan klien. Metode demonstrasi acceptance berjenjang inilah  mulai dari single item, kemudian per sub-sitem /sistem disebut sebagai Completion Management System EPC project.

Apakah dokumennya bisa dibuat dengan MS words dan progress dimonitor dengan Excel? Oo..bisa saja, tetapi ternyata banyak orang yang lebih kreatif dan mahir IT yang menciptakan software baru agar MS words dan Excel diganti dengan system yang lebih sophisticated. Jadinya banyak software CMS yang ditawarkan oleh vendor. Saya hanya mengerti satu software saja secara sistem sebagai user, bukan sebagai programmer. Dan definitely software ini lebih user friendly dibanding dengan memakai excel dan paper work memakai MS words. 

Saat pertama kali membuka software CMS ini yang perlu didefinisikan adalah engineering tag items apa saja yang diperlukan acceptance dalam proyek, bagaimana format dokumen acceptancenya dan kegiatan inspeksi dan test apa yang perlu dilakukan, dan item-item tersebut dikelompokkan dalam sistem dan sub-sistem apa saja.

Compile semua engineering data dari semua discipline; Mechanical berdasarkan equipment list; Electrical&Telecomm berdasarkan cable schedule, equipment, panel, junction box list; Instrument berdasarkan instrument index, cable schedule, tubing schedule, panel dan junction box list; Piping berdasarkan test pack yang perlu dibreakdown test limitnya oleh kontraktor; Structural&Architectural berdasarkan zoning area, Painting and Marking berdasarkan zoning area. Masukkan semua data ke dalam CMS software dengan dilengkapi dengan diskripsi yang jelas, discipline, referensi spesifikasi, dan referensi drawing. Kolom-kolom pada engineering data seharusnya sudah disediakan oleh CMS software atau bisa dicreate dan diadjust oleh software admin. Data engineering di atas adalah identifikasi engineering untuk setiap detail single item pada proyek. Jika tidak memungkinkan dilakukan identifikasi per single item, maka dilakukan zoning/per-zone. Data engineering ini akan digunakan sebagai basis penyelesaian proyek yang semuanya akan memiliki dokumen acceptance satu-satu yang disebut sebagai ITR (Inspection Test Record) atau nama yang sejenis.

Setelah engineering database ready dalam CMS software maka langkah berikutnya adalah mendefinisikan ITR. Mendefinikan ITR berarti mendefinisikan kriteria acceptance dari engineering items yang sudah didefinisikan dalam CMS software. CMS software normalnya memiliki default dari kriteria acceptance untuk setiap jenis engineering tag item, namun demikian default itu bisa dirubah dan disesuaikan dengan kriteria acceptance yang diharuskan pada spesifikasi proyek. Kalau dalam default tidak ada ITR maka bisa dicreate sendiri. Contoh ITR untuk mechanical misalnya: Pump Installation, Rotating Equipment Allignment, Filter/Strainer Installation, dll. Untuk electrical misalnya: LV cable, HV cable, Transformer Installation, Local Control Station, etc. Untuk instrument misalnya: Thermowell Installation, Fieldbus Instrument Installation, Local Gauge Installation, etc. Untuk piping misalnya: Line Walk, Pressure Test, Flushing, Drying, Re-Instatement, and Flange Management. Untuk Structural mislanya : Main Deck Area Acceptance, Module Area Acceptance, dll. Seluruh tipe engineering item pada database harus memiliki tipe ITR yang sesuai.

Setelah engineering tag no database dan ITR selesai, langkah berikutnya adalah mengawinkan data engineering, ITR, dan event lain yang dipandang perlu. Setiap software mempunya structure sendiri dalam pengolahan data ini. Salah satu yang saya pakai adalah menggunakan grouping dengan istilah object type. Object Type adalah group event activities yang terdiri atas event activities selama konstruksi dan beberapa ITR yang diperlukan pada saat mechanical completion dan pre-commissioning. Grouping ini diperlukan karena assignment construction event, mechanical completion, dan pre-commissioning event ke engineering tag no banyak macamnya. Contoh untuk satu instrument yang sama yaitu pressure transmitter akan memiliki beberapa komposisi yang berbeda. Komposisi pertama misalnya adalah pressure transmitter installation ITR, HART Pre-Installation check ITR, Instrument hot loop check ITR. Komposisi kedua misalnya adalah pressure transmitter installation ITR, FF Pre-Installation check ITR, FF segment loop check ITR. Komposisi yang berbeda ini dikelompokkan menjadi macam-macam jenis object type. Setiap engineering data akan di assign object type (yang berisi event construction + ITR yang sesuai). Structure assignment data seperti ini tergantung dari software yang digunakan dan bagaimana programmer membuatnya.

Ketika engineering data, ITR, dan Object Type sudah ready maka setiap item di proyek sudah diketahui bagaimana item-item tersebut diinspeksi, ditest, diaccept pada ITR yang formatnya menyediakan tanda-tangan kontraktor dan klien. Tinggal anda masukkan tag no maka akan muncul print preview ITR lengkap dengan barcode-nya. MS word document tidak menghasilkan barcode.

Setelah selesai mengurusi setiap single engineering item dengan ITR-nya, langkah berikutnya adalah mendefinisikan grouping engineering item tsb dalam system dan sub-system. System dan Sub-System secara teknis sudah disediakan pada engineering stage atau kalau belom pada early stage of construction oleh commissioning group. Bagaimana membaginya? Untuk discipline mechanical, instrument, piping, dan sebagian elektrikal mengacu pembagiannya pada P&ID. Satu system menunjukkan menunjukkan satu unit operasi. Misalnya: MEG (Mono Ethylene Glycol) Generator: maka engineer harus bisa mendefinisikan dan memberikan limit pipa, pompa, electric motor, instrument, valve, tangki, dan vessel mana yang termasuk untuk mendukung fungsi injeksi MEG. Break down dari sistem adalah sub-system: Misalnya MEG Injection Pump, MEG Distribution, etc. Setelah dibatasi dengan marking drawing maka engineering tag untuk pompa, motor, instrument, valve dimasukkan ke dalam system MEG yang diberi kode nomer.  This is the first duty of commissioning engineers when they start the job.

Semua engineering tag no sudah memiliki ITR, memiliki System dan Sub-System, tentu saja memiliki discipline maka tinggal ditambahkan informasi lain yang dibutuhkan seperti lokasi, target mechanical completion dan pre-commissioning date hand-over, atau info lain yang diperlukan bisa didefinisikan oleh programmer, tinggal request.

Langkah terakhir adalah menampilkan tampilan report dari CMS software. Tampilannya yang saya pakai bisa berupa summary per system, sub-system, discipline, ITR, lokasi, deskripsi, target tanggal selesai, yang sudah selesai, yang belom selesai, contain word tertentu, dan kombinasi diantara mereka. Ini adalah seni memaikan data dengan filter dan menampilkannya. Jadi dengan database ini anda bisa menampilkan data all discipline untuk system tertentu yang harus selesai sebelum tanggal tertentu, atau one discipline for some systems yang sudah selesai, etc hanya dengan mendefinisikan filter dan lihat hasilnya. Ia dapat menampilkan report data yang sudah terfilter langsung dalam hitungan detik. Dengan intranet CMS software tersebut bisa diakses oleh banyak user yang ingin melihat where we are progress completionnya.

ITR dengan barcode langsung diprint dari CMS software kemudian dibawa ke lapangan untuk official dokumen yang harus ditandatangani kontraktor dan klien. Setelah seluruh satu discipline ITR untuk satu sub-system complete dilanjutkan dengan menerbitkan sertifikat Discipline Sub-system Acceptance Certificate (istilahnya terserah company), kemudian meningkat lagi menjadi yang lebih tinggi Discipline System Acceptance Certificate. Kalau sebelumnya per discpline per system maka yang lebih tinggi lagi meliputi acceptance semua discipline yang disebut System Hand Over Certificate. Handover ke client normalnya dilakukan by System.

Nova Kurniawan

6 Responses

  1. Sekarang saya merasakan bagaimana susahnya mengontrol 6000 engineering tag no hanya menggunakan excel dan tidak online ke semua user. Hanya setiap sore admin mengirim email mengupdate progress hari tersebut.

  2. ah jadi mengenang masa lalu ….

    kalau bisa excel + query di ms access pekerjaan akan lebih mudah nov untuk mengorganisir data-data ini …

    sisanya tinggal minta orang pims bikin query data yang kita butuhkan atau minta orang pims data yang ingin kita update.

    Nah disini gw nggak ada ITR A & B nov … cuman Punchlist & Commissioning Acceptance saja.

  3. oh lagi tugas di subcon yah … masih di batam juga kah?

  4. Pekerjaan lapangan semua komplete lima hari yang lalu, commissioning mau energize. Commissioning group ingin melihat ITR komplet yang sudah disign di sub-sistem itu. Hal sederhana tetapi di projek saya sekarang di sub-cont ini menjadi hal tidak sederhana.
    Person in charge-nya berdarah-darah nyari ITR-nya. Ada yang sudah di lemari dia, ada yang hilang, ada yang di lokernya inspector yg dikunci tapi inspectornya tak ada krn sudah pulang lebih awal, ada yang belum di submit dari lapangan, dll. What the problem is?

    The problem is management. MC management. And I see this is not a simple things for them… a sub-contractor.

    The result is you can’t energize the sub-system but you still pay commissioning technician, just for stand by.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: